Реестр документов
Как загрузить документ или ссылку, разложить файлы по папкам, найти документ и связать его с платежом, договором или отгрузкой.
Как устроен реестр
«Документы» → «Реестр» хранит все файлы организации. Документы лежат по категориям, внутри категории можно создавать папки и вложенные папки. Вид переключается между плитками и списком.
Фильтр «Состояние» показывает действующие документы, архив или всё сразу. Поиск ищет по всему реестру.
Загрузить документ
- «Действия» → «Загрузить документ».
- На вкладке «Файл» выберите категорию и папку, затем перетащите файлы или нажмите на область загрузки. Можно выбрать несколько файлов сразу.
- У каждого файла проверьте название и при желании добавьте описание.
- Нажмите «Загрузить».
Подходят PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV и изображения JPG, PNG, GIF, WebP размером до 50 МБ. Архивы ZIP не принимаются.
Чтобы сохранить ссылку на документ в облаке, выберите вкладку «Ссылка», укажите название и адрес.
Папки
«Действия» → «Создать папку»: выберите категорию и название. В меню папки есть «Создать вложенную папку», «Переименовать», «Переместить» и «Удалить папку». Удалить можно только пустую папку.
Документы и папки можно перетаскивать мышью на другую папку или категорию.
Карточка документа
Нажмите на документ, откроется карточка с предпросмотром: PDF, изображения и листы Excel видны прямо в окне. Здесь можно скачать файл и изменить свойства:
- название;
- тип документа: счёт, договор, акт, УПД, ТТН, приказ или прочее;
- основание: платёж, счёт, договор, отгрузка, складское движение, тендер или зарплата.
Связь с основанием помогает найти документ из карточки платежа или отгрузки и убирает сигнал «Без основания».
Сигналы
Отметка «Только с сигналами» показывает документы, с которыми что-то не так: нет файла, архивный документ используется в работе, нет основания, черновик залежался, тип не определён, возможный дубль. В карточке такого документа блок «Требует внимания» подсказывает, что сделать.
Удаление и архив
Удалённый документ восстановить нельзя. Документ, привязанный к договору, тендеру или ЭДО, удалить нельзя, сначала уберите связь.
В архив документы попадают из других разделов, например когда договор отправлен в архив. Архивный документ можно вернуть кнопкой «Восстановить».